Wie doet eigenlijk de HR in jouw zaak?

Op een vrijdagavond, als de winkel dicht is en de rest van het team al naar huis vertrokken, zit in heel wat Eeklose zaken nog iemand achter de computer. Op het scherm staan de contracten en de verlofaanvragen die anders blijven liggen. Die persoon heeft nooit gesolliciteerd voor een functie in personeelszaken. Toch komt het er elke week weer op neer dat zij het doet.

Dat is allesbehalve uitzonderlijk. Ruim 96 procent van de Belgische bedrijven telt minder dan tien werknemers, en in zulke zaken bestaat er nu eenmaal geen personeelsdienst. Het werk valt dan vanzelf op de schouders van wie toevallig het dichtst in de buurt staat, vaak de zaakvoerder zelf of de partner die het er even bij neemt en er nooit meer van afgeraakt.

Werk dat pas opvalt als het misloopt

Het lastige aan personeelswerk in een kleine zaak is dat niemand het ziet zolang het goed loopt. Geen enkele medewerker bedankt je omdat een contract netjes op tijd verlengd werd. Pas wanneer er iets fout gaat, wordt het ineens zichtbaar, en meestal op een vervelend moment. Een verlenging die door de mazen glipt, bijvoorbeeld, of een nieuwe collega die op zijn eerste werkdag voor een lege bureaustoel staat omdat er weer niemand aan de onboarding had gedacht.

Zulke missers kosten veel meer dan het halfuur dat je nodig hebt om ze recht te zetten. Ze knagen aan het vertrouwen, en ze blijven kleven aan diezelfde persoon die alles in haar eentje moet onthouden.

Excel houdt het lang vol, tot het kraakt

Een tijdlang lukt het prima met een slim opgezette Excel en een map in de mailbox. Het geheugen van die ene persoon doet de rest. Dat systeem houdt verrassend lang stand, tot er iets verschuift. De zaak groeit van zes naar twaalf mensen, of de zomer dient zich aan en een winkel of horecazaak in het Meetjesland neemt er plots een handvol jobstudenten bij. Op slag verdubbelt het papierwerk, en precies dan blijkt hoe wankel het allemaal was, want het zat nergens anders dan in dat ene hoofd.

Iedereen voelt op zo’n moment dat het anders moet, en toch blijft de stap vaak uit. Veel ondernemers denken namelijk dat een echt personeelssysteem iets is voor grote bedrijven met een eigen HR-afdeling. Dat beeld klopt al jaren niet meer. Er bestaat intussen HR-software die op kleine teams is afgestemd, zonder de zwaarte van een pakket dat voor honderden medewerkers bedacht is.

Niet groot doen, gewoon overzicht

Een toegankelijke tool zoals die van HoorayHR brengt contracten en personeelsgegevens samen op één plek, zonder dat je daar een ICT-ploeg bij nodig hebt. Technologie neemt het werk niet over. Ze haalt het alleen uit dat ene hoofd en die losse bestanden. Wie het mag inkijken, ziet voortaan hetzelfde, en de persoon die het er al die tijd bij deed, hoeft niet meer in haar eentje alles te bewaken.

En zo komen we terug bij die vrijdagavond. Wie erin slaagt om tijd te besparen op HR met HoorayHR, geeft de overbelaste collega haar avond terug en gunt de hele zaak een stuk rust dat bij goed werkgeverschap hoort. HR zal nooit iemands droomfunctie worden. Maar het hoeft ook niet langer op de schouders van één iemand alleen te blijven rusten.